1、寻找专业的年会策划公司：这些公司通常有丰富的经验和专业的团队，能够根据您的需求提供定制的年会策划方案和报价。

2、询问供应商：您可以向音响、灯光、舞台等设备的供应商咨询，了解设备的租赁或购买价格，以及他们是否提供年会策划服务。

3、自行计算成本：您可以根据年会的各项需求，自行计算所需的人员、物资、场地等成本，然后加上一定的利润，得出大致的出厂价。

无论您选择哪种方式，建议您与供应商或策划公司进行充分的沟通和交流，确保您的需求得到满足，同时控制成本，您还可以通过网上搜索或咨询朋友等方式，了解同行业或类似活动的报价情况，以便更好地进行比较和决策。

年会策划不仅涉及到价格，更重要的是策划的创意、执行能力和服务质量，在选择年会策划公司或供应商时，除了价格因素外，还要考虑其专业能力、经验和口碑等因素。